Für Unternehmen

Bei der Einführung und Etablierung von Homeoffice heißt es für Unternehmen, sich intensiv mit möglichen Hürden auseinanderzusetzen. Auch wenn viele Arbeitnehmende schon lange darauf gewartet haben, dass sie öfter oder vielleicht ganz im Homeoffice arbeiten können, ist dieses Arbeitsmodell für andere undenkbar. Berechtigterweise kann für Unternehmen daher die Sorge um die Akzeptanz und den Erfolg der Homeoffice-Arbeit bestehen. Zu beachten ist der wichtige Grundbaustein, auf den diese Arbeitsweise baut, das gegenseitige Vertrauen. Dieses lässt sich allerdings erst durch gewonnene Erfahrungen und dem Erleben der Machbarkeit aufbauen.

Wichtig ist es in jedem Fall, die Mitarbeitenden von Anfang an einzubeziehen. Es sollte einen stetigen Austausch über den Veränderungsprozess geben. Sie fühlen sich mitgenommen und können gleichzeitig in den Prozess eingebunden werden. Das stärkt das Wir-Gefühl und sichert die Praktikabilität für alle Beteiligten. Das Bindungsgefühl zum Unternehmen für Mitarbeitende ist wichtig. Dazu gehört sie regelmäßig über aktuelle Stände, Themen oder Neuerungen zu informieren.

Die neue Arbeitsweise bedeutet eine Veränderung der gewohnten Abläufe, die gemeinsam neu gefunden werden müssen. So wird vor allem der Unternehmenserfolg weiterhin sichergestellt. Notwendige Regeln klar zu definieren, ist wichtig. So wird klargestellt, welche Erwartungen an Mitarbeitende gestellt werden und wo freie Entfaltungsmöglichkeiten im Homeoffice bestehen.

Wichtig ist auch, gewohnte Mitarbeiteranreize im fortzuführen. Manche sind leicht auf die neuen Kommunikationswege zu übertragen. Für andere braucht es neue Ideen.

Damit die Arbeit im Homeoffice effizient ablaufen kann, sollten zusätzliche technologische Bedarfe geklärt und bei Unsicherheiten in der Anwendung Unterstützung angeboten werden.

Für Vorgesetzte

Führung auf Distanz ist sicherlich zuerst ungewohnt und zeigt sich dann in den meisten Fällen schnell als möglich. Über eine längere Zeit zeichnen sich jedoch auch die Herausforderungen ab.

Im Büro hat man in der Regel das gesamte Team im Blick, kann die aktuelle Stimmung wahrnehmen und auffangen. Bei der Arbeit im Homeoffice ist das anders. Auf alle einzeln einzugehen sowie das Team zusammen zu halten, benötigt andere Vorgehensweisen und kann herausfordernd sein. Den Bezug zueinander aufrecht zu erhalten, vermeidet den von Unsicherheiten oder Barrieren. Ein angemessenes Maß der Kommunikation spielt dabei eine besonders wichtige Rolle. Welches Kommunikationsmedium zu welchem Anlass passt, ist ebenfalls herauszufinden. Gerade im intensiven Eins zu Eins Gespräch mit Mitarbeitenden eignet sich häufig der Einsatz der Videokamera, um die Verfassung des Gegenübers neben dem Hören auch über das Sehen zu erfassen. Für manche Themen sollten sogar weiterhin nur das Büro und der direkte Austausch eine Option sein. Ferner ist es für Vorgesetzte wichtig, den Blick für Kommunikationsstörungen zu schärfen und entsprechend entgegenzuwirken. Fest eingeplante Zeitfenster für Meetings mit allen einzeln und gleichermaßen im Team schaffen eine verbindliche Kommunikation. Das betrifft sowohl arbeitsbezogene Inhalte als auch lockere Austäusche. Wenn Vorgesetzte dies vorleben, überträgt sich beides leichter in die Zusammenarbeit im Team.

Klare Strukturen für die Homeoffice-Arbeit vorzugeben, vereinfacht für alle die Arbeit auf Distanz. Es empfiehlt sich eine gemeinsame Findung und Festlegung dieser. Ebenso ist es hilfreich, das Selbstmanagement der Mitarbeitenden zu fördern. Sie fühlen sich motivierter, wenn sie sich selbst einbringen können. Vorgesetzte können sich so entlasten. Wichtig ist trotzdem, die Kontrolle über die Qualität und Quantität der Arbeit im Blick zu behalten. Gleiches gilt auch für die Arbeitszeiten, denn anders als angenommen wird im Homeoffice meist nicht weniger, sondern eher mehr gearbeitet.

Für Teams

Eine besondere Herausforderung für Teams besteht in der Aufrechterhaltung des Teamgefühls. Anfänglich regelmäßige Teammeetings zum allgemeinen Austausch ebben häufig nach einiger Zeit ab. Zudem fehlt vielen der reale soziale Kontakt, der als starker Teil der kollektiven Bindung empfunden und in den Onlinemeetings nicht rübergebracht wird.

Damit das Teamempfinden aufrechterhalten werden kann, bedarf es durchaus etwas Kreativität im gemeinsamen Austausch. Private Gespräche in Teams finden im Büro oft spontan oder bei einem morgendlichen Kaffee oder Mittagessen statt. Auch wenn es ungewohnt ist, der gemeinschaftliche Austausch sollte neben beruflichen ebenso für private Themen fest geplant werden. Denn zu wissen, wie es den anderen geht und was sie aktuell persönlich machen, stärkt die gemeinsame Bindung. Solche Termine beispielsweise in einer Pause per Videochat zu planen, kann eine weniger formelle Stimmung unterstützen. Ideen für themenbezogene Teammeetings sind unter anderem besondere Anlässe wie Geburtstage oder der Beginn saisonaler Urlaubszeiten.

Da es ebenso wichtig ist, beruflich auf dem aktuellen Stand zu sein, sind zu diesem Zweck ebenfalls feste Meetings zum gemeinsamen Austausch notwendig. Je spezieller die Inhalte sind, ist die Anzahl der Teilnehmenden auf das notwendige Maß zu begrenzen. Das stärkt die Effektivität aller und vermeidet Irrtümer untereinander.

Sich unterscheidende Arbeitszeiten sorgen mitunter für Missverständnisse oder sogar Konfliktpotenzial. Zur Vermeidung dieser hilft es, die jeweiligen Arbeitszeiten der Teammitglieder offen mitzuteilen und gegenseitig zu berücksichtigen.

Für Mitarbeitende

Ganz individuelle Besorgnisse können für Mitarbeitende die Abgrenzung des Privatlebens zur Arbeit sein, denn im Homeoffice trifft beides unvermeidlich aufeinander. Anwesende Familienmitglieder und der Blick auf den privaten Raum können ablenken. Manchmal besteht die Sorge, Vorgesetzten und Teammitgliedern bei Videokonferenzen Einblick in den Wohnraum zu geben. Für manche ist es schwierig, den Arbeitstag zu strukturieren.

Arbeitsroutinen auch im Homeoffice beizubehalten oder neue zu finden, schafft einen strukturierten Arbeitsablauf (s. Homeoffice – Routinen geben Struktur). Hilfreich ist die Trennung des Arbeitsplatzes von Entspannungsecken des Wohnraums oder vielmehr den Blick in eine andere Richtung zu lenken. Wenn weitere Störfaktoren bestehen, kann es helfen, diese genau zu benennen. Ideen zur Veränderung zu sammeln und auszuprobieren, führt folgend zur gängigsten Variante für einen selbst.

Besteht für Mitarbeitende Unklarheit darüber, inwiefern ihre Führungskraft sie oder ihre Arbeit wahrnimmt, ist der leichteste Weg, dies direkt anzusprechen. Bleibt das ungeklärt, besteht die Gefahr, dass die Ungewissheit wächst und der Leistungsdruck steigt. Auch wenn der Bezug zum Team oder zum Unternehmen schwindet, sollte dies thematisiert werden. So können alle daraus lernen. Außerdem ist es hilfreich zu reflektieren, inwiefern man selbst Abhilfe schaffen oder sich in den Veränderungsprozess einbringen kann.